Erhvervsmiljø til anmodning om et møde

Forretningsmøder er et uundgåeligt faktum for virksomhedernes liv. Annenbergs Kommunikationsskole ved UCLA og University of Minnesota Uddannelses- og Udviklingsforskningscenter fandt, at virksomhedsledere bruger op til halvdelen af ​​deres arbejdstid i møder. Du skal bruge korrekt forretningsmetikette, når du anmoder om et møde for at hjælpe disse ledere og andre medarbejdere udnytte deres begrænsede tid mest muligt.

Dagens video

Forberedelse

Forbered dig på mødet, inden du sender en anmodning til potentielle deltagere. Lav en detaljeret dagsorden, der beskriver det mål og de elementer, der vil blive dækket, herunder eventuelle handlinger. Angiv noget andet, som vil blive påkrævet af deltagerne. Dette vil hjælpe dig med at indsnævre din anmodningsliste til de rigtige inviterede i stedet for at invitere for mange mennesker.

Tidsramme

Angiv en fast tidsramme for mødet og giv dit tilsagn om, at det begynder og slutter på det tidspunkt, hvor du foretager din anmodning. Dette vil opfordre inviterede med travle tidsplaner til at acceptere at komme. De vil kunne planlægge en anden begivenhed lige efter mødet og være sikker på, at de vil kunne komme derhen. At lade møder begynde sent og køre langt over tid er dårlig etikette og viser respekt for de mennesker, du bad om at deltage i.

Forespørgsler

Send dine mødeanmodninger til de potentielle deltagere. Brug det format, som foretrækkes af din virksomhed. Hvis du for eksempel har standard kalender eller planlægning software, skal du bruge det til at sende invitationer. Bed modtagerne om at svare på, hvorvidt de vil være i stand til at deltage og inkludere en "venligst svar på" dato eller ej. Det vil fortælle dig, at din invitation blev modtaget og læst.

Opfølgning

Følg op med et telefonopkald, hvis nogen af ​​de inviterede ikke svarer på den angivne dato. Hold opkaldet enkelt. Spørg om personen modtog din mødeforespørgsel og forklar, at du ikke fik svar. Bekræft, om han vil være til stede eller ikke. Normalt vil en, der ikke reagerer, ikke planlægge at gå til mødet, men det bør præciseres, hvis han simpelthen glemte at svare.

Advarsel

Underrette bekræftede deltagere så hurtigt som muligt, hvis du skal aflyse mødet af en eller anden grund eller ændre dag, klokkeslæt eller sted. Nødsituationer kommer op og prioriteter og arrangementer ændres, men det er dårlig etikette at afbryde et møde i sidste øjeblik eller foretage en ændring, der påvirker deltagerne. Andre vil være mere tilbøjelige til at skrue ned dine fremtidige mødeanmodninger, hvis du ikke respekterer deres tid ved at fortælle dem om ændringer eller aflysninger omgående.